PENINGKATAN KINERJA ORGANISASI

TEKNIK MENENTUKAN STANDAR

DAN MENGUKUR KINERJA ORGANISASI

Setiap organisasi mempunyai unit-unit kerja yang secara vertikal mempuinyai 3 lapis hirarki. Masing-masing unit kerja berada dalam fungsi, tugas dan wewenangnya. Tetapi di bawah satu komando yakni top managemen.

Menentukan Standar Kinerja Organisasi

Kinerja yang akan diukur adalah kinerja orang-orang yang bekerja dalam unit-unit oganisasi. Memang apada tahap awalnya yang akan diukur adalah kinerja seluruh organisasi, kemudian unit-unit organsasi yang mendukungnya, dan akhirnya kinerja orang yang berperan didalamnya.

Selanjutnya, karena yang berperan dalam unit-unit organisasi tersebut adalh unsur manusia sebagai pelakunya, maka kinerja setiap pelaku dalam unit organisasi tersebut harus diniilai. Jadi pokok utama yang harus dinlai kinerjanya adalah unsur manusia, karena merekalah yang berperan di dalamnya.

Adapun dasar ukuran untuk menilai kinerja haruslah terlebih dahulu seorang top managemen menentukan standar ukurannya terlebih dahulu. Caranya adalah tersebut dibawah ini.

1.     Menentukan Sistem dan Ukuran Nilai Standar

Seseorang akan berkinerja lebih baik bila ia mengetahui standar dan ukuran kerja sampai berapa baik dia melakukan suatu pekerjaan. Seorang menejer mempunyai posisi kunci untuk memecahkan 2 (dua) masalah yakni mempunyai apa yang diperlukan bawahannya dan harus mengetahui dan mendapatkan informasi tentang hasil kerja para karyawannya.

Dalam hal ini, seorang manajer harus memulai dengan kinerja yang baik sesuai dengan tugas yang harus dicapai oleh unit kerjanya dan mampu mengembangkan suatu standar ukuran untuk mengukur kinerja karyawannya. Kriteria pengukuran harus jelas dan obyektif, jangan memihak dan pilih kasih.dimana hal tersebut merupakan bagian dari sistem penilaian.

Perbaikan kinerja kunci utamanya adalah umpan balik, dimana para manajer atau kepala unit kerja sangat berperan dalam memberikan umpan balik kepada karyawan, agar mereka berkinerja lebih baik lagi. Bila hal ini dilakukan berarti para menejer telah melaksanakan sistem penilaian kinerja.

Adapuun langkah-langkah menentukan standar pengawasan kinerja yang berkaitan dengan tujuan organisasi, yakni sebagai berikut :

Langkah pertama,          membangun suatu standar kinerja yang dilandasi untuk mrncapai tukjuan organsasi.

Langkah kedua,    mengukur kinerja yang sebenarnya telah dilakukan.

Langkah ketiga,    membandingkan kinerja nyatanya dengan standar kinerjaa yang ditentukan.  

Langkah keempat, mengambil tindakna yang diperlukan, artinya bila kinerja aktualnya lebih buruk darin standar inerja, berarti perlu pemberitahuan kepada karyawan bersangkutan untuk memperbaiki kinerjanya.

Tindak lanjut tersebut diperlukan untuk kemungkinan menentukan standar tujuan dan kinerja organisai yang baru. 

2.     Pelaksanaan dan Pengawasan Standar Kinrja

Bila standar kinerja sudah dibuat, selanjutnya adalah pelaksanaan. Kinerja karyawan dinilai oleh atasan langsung, termasuk oleh manajernya. Oleh karena itu seorang manajer harus mengatahui hal-hal sebagai berikut : (bertanya pada dirinya)

a.            Apakah Tugas dan kewajiban unit kerja yang menjadi tanggung jawabnya ?

b.           Apakah para bawahannya yakin telah mengetahui tugas yang harus mereka laksanakan ?

c.            Apakah manajer mempunyai ukuran untuk melihat kinerja karyawa dan bagaimana memonitor mereka ?

d.           Apakah para karyawan benar-benar mempunyai keahlian atas pekerjaan yang harus dilakukannya ?

e.            Apakah sistem yang terdapt pada organisasi membolehka para karyawan bekerja pada kapasitasnya ? Bagaimana kalau mereka mempunyai halangan atau kendala ? bagaiamana seorang manajer harus mengatahuinya ?

f.             Bila ternyata sistem dalam organisasi berjalan secara tidak efisien, apakah hal; tersebut perlu dirubah ? diubah prosedurnya, ddiperbaiki sistem atau peralatannya atau mengadakan restrukturisasi lingkungan kerja agar sisem mempunyai kapasitas  lebih tinggi, sehingga berkinerjja lebh baik.

3.     Ukuran Kinerja Perorangan

Kinerja setiap unti kerja haru diukur dengan metode statistik, khususnya tentang mutu suatu produksi. Para menejer harus menerima tanggung jawab atas kinerja karyawannya. Bila bawahan berkinerja buruk, jangan sekedar  menyalahkan karyawan. Oleh karena itu para manjer harus memonitor kinerja setiap karyawan bedasarkan kendalia secara statistik.

Untuk itu seorang manajer perlu mempunyai ukuran kinerja karyawan, jangan sampai menunggu timbulnya suatu masalah. Selai hal tersebut informasi tentangf kinerja karyawan juga harus ada untuk menghindari kemungkinan bahwa mungkin saja kinerja karyawan menurun karena sistem atau peralatan yang salah.

Secara sederhana penilaian statistik  kinerja karyawan dapat digambarkan seperti dibawah ini :

1. Kinerja = Kemampuan + Motivasi

2. Kinerja = Keahlian + Motivasi

Rangkuman

1.     Untuk mengukur kinerja organisasi dan perorangan diperlukan suatu standar ukuran kinerja yang dibuat sesuai dengan tujuan organisasi.

2.     Evaluasi atas kinerja harus dilakukan terus menerus agar dapat tetap berada dalam koridir pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien.